Ein Rennen Organisieren
Wenn Sie FullService durch die AKTIONfahrRAD und unsere Partner wünschen, dann kontaktieren Sie uns einfach, und wir besprechen dann alles Weitere persönlich.
Möchten Sie Ihr Fette-Reifen-Rennen jedoch selbst organisieren, finden Sie folgend wertvolle Hinweise und Tipps zu Vorbereitung und Durchführung. Ergänzt durch diverse Dokument-Vorlagen im Bereich Downloads.
Kleiner oder etwas größerer Aufwand?
Das kommt sehr auf das gewählte Format, die erwartete Teilnehmerzahl und die Anzahl zuverlässiger, tatkräftiger Mitstreiter an! Eine SlowBiking-Aktion oder ein Laufrad-Parcours lässt sich notfalls(!) auch innerhalb 3 Wochen auf die Beine stellen. Für echte Rennen mit Teilnehmeranmeldungen und sorgfältig abgesicherter Strecke planen Sie besser mindestens 10 Wochen ein. Und auch ein Pumptrack mit entsprechender Betreuung lässt sich nicht von Heute auf Morgen beschaffen.
Hier zwei Pläne - einmal groß - für “echte” Rennen -, einmal kleiner für Aktionen ohne Anmeldung, um eine grobe Übersicht zu geben. Die angegebenen Zeiten lassen sich aber natürlich mit vielen Mitstreitern und/oder besonderem Engagement Einzelner auch deutlich straffen:
“Kleines” FETTE-REIFEN-EVENT (ohne Teilnehmerverwaltung):
“Großes” FETTE-REIFEN-EVENT (mit Teilnehmerverwaltung):
Format, Mitstreiter & Besprechung
Am Anfang steht die Frage, welches Fette-Reifen-Format es sein soll. Und die Suche nach motivierten Mitstreitern. Denn ganz alleine lässt sich ein Fette-Reifen-Rennen nicht auf die Beine stellen. Ist das Team gefunden (bitte nicht zu groß), ist ein persönliches Treffen zum Anfang empfehlenswert. Für die weitere Kommunikation und Koordination bieten sich dann natürlich auch diverse Online-Tools an. Angefangen bei WhatsApp-Gruppen über Slack bis hin zu Trello - wenn das ganze Team hinreichend technikaffin ist. Ansonsten sollte man es vielleicht doch besser bei der guten, alten “Email & Telefon”-Kombination belassen. Beim ersten Treffen gilt es vor allem eine gemeinsame Vorstellung davon zu erarbeiten, wie das Event konkret aussehen soll. Und dann Verantwortlichkeiten aufzuteilen: Wer hat “den Hut auf”? Wer kümmert sich um das Material, wer um einen Fotografen/Filmer? Wer um Flyer und Plakate? Wer bespielt die sozialen Medien? Wer rekrutiert weitere Helfer? Hat jemand Kontakte zur lokalen Presse - oder mag welche aufbauen - Stichwort “Pressearbeit”? Wer kümmert sich um die Teilnehmeranmeldungen. Braucht das Format einen Moderator? Wer organisiert Siegerehrung und Preisverleihung (oder Tombola)? Und nicht zuletzt: Wer meldet das Rennen an?
Wir Unterstützen Sie!
Flyer & Plakate
FRR stellt digitale Vorlagen zur Verfügung, die nur noch für das eigenen Fette-Reifen-Rennen angepasst werden können. Dennoch sollte man mit diesem Thema früh beginnen. Vielleicht soll es ja doch ein eigener Entwurf sein. Und dann will auch noch ein günstiger Copy-Shop gefunden - oder gar eine Druckerei - und die Verteilung organisiert werden.
soziale Medien
Facebook, Twitter, Instagram: Damit lässt sich Ihr Event leicht und kostenlos publik machen - und Außenwirkung, weit über die dann letztlich tatsächlich Teilnehmenden hinaus, erzielen. Nicht nur vor, sondern auch noch nach dem Event. Heute findet sich eigentlich immer jemand, der im Umgang mit Social Media gut ist. Und es macht Spaß, Events wie es Fette-Reifen-Rennen sind, dort zu befeuern. Denn Postings mit Kinderthemen finden dort ein wohlwollendes Publikum. Ein Tipp allerdings: Besonders auf Facebook gibt es User, die gerne harsch kritisieren, wo es nur geht. Betonen Sie daher in Ihren Postings eher den Spaß- und Jedermann- bzw. “Jedeskind”-Faktor, als den je nach Format ja auch vorhandenen Wettkampfcharakter. So beugen Sie kritischen Reaktionen vor, Kinder würden hier zu früh und unnötig unter Leistungsdruck gesetzt.
Pressearbeit
FRR stellt Ihnen Vorlagen für Pressemitteilungen zur Verfügung. Dennoch sollte für die Pressearbeit nach Möglichkeit jemand gefunden werden, der bereits über Pressekontakte verfügt - oder zumindest etwas Erfahrung auf dem Gebiet hat. Vorankündigungen in der lokalen Presse sind in Sachen Aufmerksamkeit Gold wert - und Berichte im Nachgang toll für die Außenwirkung.
Material
Was gebraucht wird, hängt stark vom gewählten Format ab: Um einen minimalistischen Slow-Biking-Kurs “abzustecken” reichen u.U schon auf den Boden gelegte Seile. Ein RACE-Kurs will hingegen richtig abgesperrt sein. Ein Moderator braucht eventuell eine Sound-Anlage, eine Siegerehrung vielleicht sogar ein Podest. Und klar: Ein Pumptrack braucht einen Pumptrack ;-) Gehen SIe das geplante Event im Kopf minutiös durch - und notieren dabei, welches Material benötigt wird… Achja, ein Tisch für den Anmeldepunkt. Und vielleicht will derjenige, der sich um die Anmeldungen dort kümmert, auch mal sitzen… EIn Stuhl! Ein ganz besonders wichtiges “Material” sind auch Essen & Trinken. Klar: DIrekt nach einem Rennen werden die Kids durstig sein. Aber auch die Helfer könnten gelegentlich mal einen Snack gebrauchen, wenn sie ihre Stellung über einen längeren Zeitraum halten müssen.
Helfer & Spezialisten
Sie sind schon ein kleines Team, das zusammen alle zu organisierenden Punkte abdeckt. Für kleinere Events kann das für die Vorbereitung schon reichen. Spätestens für den großen Tag des Fette-Reifen-Rennen, werden Sie aber weitere Unterstützer brauchen. Und zwar nicht nur Moralische, sondern vor Allem auch Tatkräftige. Beginnen Sie daher rechtzeitig zu rekrutieren und sammeln die Kontaktdaten Aller (Name, Email, Telefon, wann und für welchen Einsatz) in einer zentralen Liste. Erinnern SIe alle rechtzeitig vor dem Event noch einmal an ihre Zusage. Am besten zusammen mit einem kleinen Briefing.
- Für Aufbau und Abbau
- Für Urkundenausgabe und das Führen von Siegerlisten
-
bei ganztägigen Events:
- Betreuung der Kinder in wechselnden Schichten (auch bei kleinen Events immer mindestens 2 Personen)
-
Bei Rennen:
- Für das Kümmern um (Nach)meldungen, Starterlisten, die Aus- und Rückgabe der Startnummern
- Streckenposten zum Absichern von Gefahrenstellen (bei SlowBiking-Rennen nicht nötig
- Für den Fahrradcheck (jedes Fahrrad sollte vor dem Start einmal von fachkundigem Auge auf Sicherheit hin begutachtet werden. Stichwort “Bremsen”! Und natürlich auch darauf hin, ob die Reifen fett genug sind.
Bei kleineren Aktionen kann vieles davon natürlich in Personalunion erledigt werden. Bei Großen Events braucht man vielleicht sogar mehrere Helfer für einen Job. Es ist entlastend, wenn der eine oder andere Helfer seinen Part bereits im Vorfeld selbst organisiert vorbereitet. Dafür benötigt er allerdings rechtzeitig ein genaues Briefing. Grundsätzlich sollten alle Helfer nicht erst am Renntag erfahren, was sie eigentlich genau tun sollen.
Moderator
Ansprache an die Eltern, Ansprache der Kinder. Das bekommt noch jeder hin, der weiß was gesagt werden muss und nicht ganz schüchtern ist. Vielleicht auch eine Siegerehrung verbal zu leiten... Ein SlowBiking-Rennen aber permanent witzig- oder den Rennverlauf und Zielsprint eines Straßenrennens ständig spannend zu kommentieren - das braucht besonderes Talent. Wenn Ihr Event also einen Moderator benötigt, dann machen Sie sich rechtzeitig auf die Suche und wählen sorgfältig.
Coaches
Pumptrack und MTB-Parcours. Diese beiden Formate - ganz besonders Letzteres benötigen in diesen Disziplinen erfahrene Biker zur Betreuung der Kinder. Jeder Erwachsene kann Fahrrad fahren. Aber kaum einer weiß, auf welcher Linie man am besten eine Steilkurve anfährt und wohin man dabei schauen sollte. Oder zu welchem Zeitpunkt der Körperschwerpunkt in welche Richtung verlagert werden sollte, um ein bestimmtes Hindernis zu meistern.
Fotograf / Filmer
“Pics! Or it didn’t happen.” Ohne Fotos hat Ihr Event nie stattgefunden ;-) Bitte hier nicht irgendjemand verpflichten, der noch Anderes parallel zu tun hat. Und als Organisator schon gar nicht denken “Das erledige ich selbst - mein neues Handy hat ja eine super Kamera!”. Finden Sie einen ernsthaften & ehrgeizigen Fotografen, der nicht nur ein Handy hat. Und kurze Videos - möglichst “sogar” geschnitten - sind in den Sozialen Medien pures Gold.
ANMELDUNGEN,
HAFTUNGSAUSSCHLÜSSE
&
BILDRECHTE
Haftungsausschlüsse & Bildrechte
Ob ganztägiges Fun&Action-Event wie Laufrad-Parcours und Pumptrack oder ein echtes Rennen: Lassen Sie von den Erziehungsberechtigten unbedingt Haftungsausschlüsse und ein Einverständnis zur Veröffentlichung von Fotos und Filmen unterschreiben. Sonst stehen Sie im Falle eines Falles am Ende schlecht da bzw. können ohne Angst vor Klagen gar nicht mit Bildern von Ihrem tollen Event berichten.
Anmeldungen
Bei echten Rennen ist die Teilnehmerzahl in der Regel begrenzt. Und am Ende will man wissen, wer gewonnen hat. Deshalb müssen sich Teilnehmer auch schon im Vorfeld zum Rennen anmelden können. Der einfachste Weg: E-Mail an eine zentrale Adresse, die dann mit auszufüllenden Dokumenten (Anmeldung, Haftungsausschluss, Bildrechte) und weiteren Informationen zum Rennen beantwortet wird.
Die ausgefüllten und unterschriebenen Dokumente können dann entweder via Mail zurück kommen, oder am Renntag mitgebracht und vor dem Rennen abgegeben werden (Ort dafür in den Informationen möglichst klar benennen). Start nur mit unterschriebenen Unterlagen! Führen sie die Teilnehmerlisten in Bezug darauf sorgfältig.
Erfahrungsgemäß möchten sich viele allerdings auch noch in letzter Minute vor Ort anmelden.. Richten Sie hierfür einen leicht auffindbaren, gut organisierten Ort ein, an dem alle nötigen Unterlagen und genug Helfer vorhanden sind. Hier sollte gegebenenfalls auch die Startnummernausgabe erfolgen.
Startnummern & Bike Hero
Startnummern (nur bei RACE-Formaten nötig)
Um im Rennverlauf und beim Zielsprint die Übersicht zu behalten, sind Startnummern eine gute Sache. Sie möchten aber ausgegeben und auch wieder eingesammelt werden. Damit sie zurückkommen, nehmen Sie von jedem Teilnehmer am besten ein Pfand.